Eine Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, ist mehr als nur unschön — sie kann beim Kunden den Vorsteuerabzug gefährden und bei einer Betriebsprüfung zu Nachfragen führen. Trotzdem schreiben viele Handwerksbetriebe Rechnungen noch aus dem Bauchgefühl heraus, mit einer selbstgebauten Word- oder Excel-Vorlage. Dieser Artikel zeigt, was wirklich Pflicht ist.

Was “GoBD-konform” eigentlich bedeutet

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind keine Rechnungspflicht im engeren Sinn, sondern regeln vor allem, wie Belege elektronisch erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen: nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig. Die eigentlichen Pflichtangaben einer Rechnung stehen in §14 UStG — beides zusammen ergibt das, was in der Praxis als “GoBD-konforme Rechnung” bezeichnet wird.

Die Pflichtangaben nach §14 UStG

Jede Rechnung über einen Betrag ab 250 € muss folgende Angaben enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Kunden
Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmens
Ausstellungsdatum
Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede Steuerbefreiung
Anzuwendender Steuersatz sowie der Steuerbetrag
Bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 € gelten vereinfachte Anforderungen — Steuersatz statt gesondertem Steuerbetrag reicht hier

Die fortlaufende Rechnungsnummer — der meistunterschätzte Punkt

Viele Betriebe nummerieren Rechnungen nach eigenem System — manchmal mit Lücken, manchmal doppelt vergeben, weil zwei Personen parallel schreiben. Genau das ist der Punkt, an dem eine Betriebsprüfung aufmerksam wird: Eine Lücke in der Nummerierung ist kein automatischer Beweis für Steuerhinterziehung, wirft aber Fragen auf, die Zeit kosten.

Eine Software, die Rechnungsnummern zentral und automatisch fortlaufend vergibt, verhindert dieses Problem strukturell — unabhängig davon, wer im Betrieb gerade eine Rechnung schreibt.

Unveränderbarkeit — warum PDF allein nicht reicht

Ein PDF lässt sich nachträglich bearbeiten, wenn es nicht revisionssicher archiviert wird. Die GoBD verlangen, dass einmal erstellte Belege nicht mehr inhaltlich verändert werden können, ohne dass die Änderung nachvollziehbar protokolliert wird. Eine Rechnung, die einfach als Datei auf dem Desktop liegt, erfüllt das nicht.

In der Praxis heißt das: Rechnungen gehören in ein System, das jede Änderung protokolliert und das Original unveränderlich vorhält — nicht in einen Ordner, den theoretisch jeder überschreiben kann.

Was bei Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen zu beachten ist

Gerade im Handwerk werden Aufträge oft in mehreren Rechnungsschritten abgerechnet. Dabei gilt zusätzlich:

Abschlagsrechnungen müssen als solche gekennzeichnet sein und bereits erhaltene Zahlungen ausweisen
Die Schlussrechnung muss alle vorherigen Abschlagszahlungen aufführen und die bereits abgeführte Umsatzsteuer korrekt gegenrechnen
Jede Teilrechnung braucht eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer

Wird das von Hand gemacht, passieren hier die meisten Rechenfehler — mit direkter Auswirkung auf die Umsatzsteuervoranmeldung.

So wird die Rechnungserstellung automatisch GoBD-konform

Eine spezialisierte Software wie Truubill übernimmt die strukturellen Anforderungen automatisch: fortlaufende Nummerierung über alle Rechnungstypen hinweg, unveränderliche Archivierung, automatische Pflichtangaben aus den Stammdaten, korrekte Verrechnung von Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung. Der Handwerker füllt nur noch die eigentlichen Positionen aus — der Rest läuft im Hintergrund korrekt mit.

Häufige Fragen zu GoBD-konformen Rechnungen

Muss ich alte, nicht GoBD-konforme Rechnungen nachträglich korrigieren? Nein, das ist rückwirkend nicht möglich. Wichtig ist, ab sofort korrekt zu arbeiten — bei einer Prüfung zählt vor allem, ob das aktuelle System die Anforderungen erfüllt.

Reicht eine Excel-Vorlage mit fortlaufender Nummerierung aus? Rein formal kann sie das leisten, solange niemand die Nummerierung manuell umgeht. In der Praxis ist das Fehlerrisiko hoch — vor allem, wenn mehrere Personen parallel Rechnungen schreiben.

Was passiert, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist? Eine fehlerhafte Rechnung wird durch eine Gutschrift und eine korrigierte Rechnung ersetzt — nie durch nachträgliches Bearbeiten der Originaldatei. Auch das sollte die Software automatisch unterstützen.

Gilt das auch für Angebote und Auftragsbestätigungen? Angebote und Auftragsbestätigungen unterliegen nicht denselben Pflichtangaben wie Rechnungen, sollten aber ebenfalls nachvollziehbar archiviert werden — schon allein zur eigenen Absicherung bei Streitfällen.

Welche Pflichtangaben muss eine GoBD-konforme Rechnung enthalten?